Il 25 maggio 2018 è entrato in vigore il Regolamento UE numero 679 del 2016 in materia di privacy. Questo regolamento, noto come GDPR, si occupa della protezione dei dati personali a livello europeo. Tutti coloro che per motivi professionali lavorano con gli altrui dati personali si devono adeguare alle disposizioni del Regolamento. E la norma vale anche per gli amministratori di condominio.
Non a caso, in base al comma 6 dell’art. 1130 del c.c., l’amministratore ha l’obbligo di avere un registro di anagrafe condominiale che indichi tutte le generalità dei condomini.
GDPR: chi è il Titolare e chi il Responsabile del Trattamento nel condominio
Il Titolare del Trattamento, ai sensi dell’art. 24 del regolamento, rappresenta la persona che applica le misure tecniche ed organizzative atte a garantire, e dimostrare, che il trattamento dei dati sia stato effettuato sulla base delle regole del GDPR. Viceversa il Responsabile del Trattamento è colui che tratta tali dati personali su richiesta del Titolare.
Abbiamo chiesto delle informazioni in più all’esperto in materia Giuseppe Bassi, amministratore di condomini a Milano. Ecco che cosa ci ha raccontato: Nel condominio, il soggetto titolare del trattamento, è rappresentata dalla “compagine condominiale” ma dal momento che l’amministratore di condominio è il rappresentante legale, lui stesso svolge tale duplice compito di titolare del trattamento in qualità di rappresentante del condominio, e responsabile del trattamento per le attività che applica nel suo studio ai fini della gestione condominiale.
Quindi, l’amministratore, può essere sia responsabile che titolare del trattamento e i dipendenti dello studio sono poi quei soggetti che trattano operativamente i dati dello studio e dei condomini. Ci possono essere un numero indefinito di dipendenti, ma ognuno di essi sarà responsabile del trattamento di dati specifici. L’amministratore può usare dati pertinenti per le finalità di amministrazione e gestione di condominio come dati anagrafici, indirizzo, numeri di telefono, indirizzo di posta elettronica e dati sensibili o giudiziari se utili all’attività dell’amministrazione.
Il mandato e gli obblighi dell’amministratore
Il nuovo Regolamento, quindi, dovrà essere utile pure per gli amministratori di condominio per tutelare se stessi e i condomini che amministrano. Quindi, durante il conferimento del mandato o nel rinnovo, si dovrà specificare la nomina dell’amministratore come titolare e responsabile del trattamento indicando nei particolari i compiti e i limiti d’uso dei dati trattati. Poi, l’amministratore, farà nomina dei sub responsabili per il trattamento, a patto che questo sia concesso dall’assemblea.
I documenti adottati con una delibera assembleare possono essere accessibili attraverso il sito web del condominio e per garantire una corretta accessibilità si adotteranno specifiche procedure di autenticazione. Vi sarà una peculiare attenzione per i dati sensibili sulla salute o quelli giudiziari.
Ogni condomino ha il diritto di sapere quali sono i propri dati e richiederne aggiornamenti, rettifiche e integrazioni. Il conduttore di una casa in affitto ha il diritto all’accesso dei propri dati personali ma non a quelli sulla gestione del condominio.
Per quanto concerne gli obblighi dell’amministratore di condominio, i suoi compiti sono quelli di:
- Conservare tutta la documentazione che riguarda i condomini in forma cartacea e telematica;
- Predisporre le misure di sicurezza per la tutela dei dati dei condomini, specie quelli sensibili;
- Dare comunicazione al condominio i suoi dati anagrafici e professionali, mettendoli in bacheca.
